Nota de crédito electrónica: plazos y cómo emitirla

Para qué sirve esta guía

Esta guía explica qué es una nota de crédito electrónica en Ecuador, cuándo corresponde emitirla, cómo se relaciona con una factura y en qué se diferencia de la anulación en línea ante el SRI.

No es asesoría tributaria personalizada: resume el marco oficial aplicable. Si tu caso es complejo, consulta la norma vigente o un profesional.

Qué es una nota de crédito

Según el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, las notas de crédito son documentos que se emiten para:

• anular operaciones,
• aceptar devoluciones, y
• conceder descuentos o bonificaciones.

En el esquema electrónico, la nota de crédito es un documento complementario (código 04 en la ficha técnica de comprobantes electrónicos del SRI). Se firma electrónicamente y se transmite para su autorización, igual que otros comprobantes electrónicos.

No es un “recibo informal”: es un comprobante con validez tributaria cuando está autorizado.

Para qué sirve

Usos contemplados en el Reglamento (art. 15):

1. Anular operaciones documentadas en un comprobante de venta.
2. Aceptar devoluciones de bienes.
3. Conceder descuentos o bonificaciones.

La Resolución NAC-DGERCGC25-00000014 añade un contexto importante para facturación electrónica: la anulación de comprobantes de venta electrónicos puede hacerse en línea o mediante nota de crédito. Superado el plazo de anulación en línea, la vía prevista para esos comprobantes de venta es la nota de crédito (en los casos del Reglamento y dentro del plazo de la resolución).

¿Hasta cuándo se puede emitir una nota de crédito?

Hasta 12 meses contados desde la fecha de emisión del comprobante de venta que quieres afectar, en los casos previstos por el Reglamento. El plazo está en el art. 5 de la Resolución NAC-DGERCGC25-00000014.

Tres precisiones que evitan la mayoría de los errores con este plazo:

1. Se cuenta desde la factura, no desde el hecho que motiva la nota. El punto de partida es la fecha de emisión del comprobante de venta que la nota de crédito modifica. Si la factura es de marzo, el plazo corre desde marzo aunque la devolución o el descuento ocurran meses después.

2. No es el mismo plazo que la anulación en línea. Son dos reglas distintas y confundirlas es el error más común:

• Anulación en línea: hasta el día 7 del mes siguiente al de emisión del comprobante (reforma NAC-DGERCGC25-00000017; si ese día cae en feriado nacional o local o en descanso obligatorio, hasta el siguiente día hábil). Ese plazo aplica a comprobantes emitidos a partir del 1 de agosto de 2025.
• Nota de crédito: hasta 12 meses desde la emisión del comprobante de venta afectado.

Por eso, una vez pasado el día 7 del mes siguiente, la nota de crédito es la vía que la resolución prevé para afectar un comprobante de venta electrónico.

3. Estar dentro del plazo no alcanza: el caso también tiene que estar permitido. Aunque no hayan pasado los 12 meses, hay comprobantes que la norma excluye (consumidor final ya transmitida, factura comercial negociable efectivamente negociada, comprobantes que sustenten devolución de impuestos). Las restricciones están detalladas en la sección “Cuándo corresponde emitir una nota de crédito”.

Resumen según cuánto tiempo pasó desde la emisión de la factura:

• Aún no pasa el día 7 del mes siguiente: puedes evaluar la anulación en línea o la nota de crédito, según el caso.
• Ya pasó ese día, pero no los 12 meses: para comprobantes de venta, la vía prevista es la nota de crédito.
• Pasaron más de 12 meses: ya no procede emitir la nota de crédito al amparo de ese plazo. Revisa la norma vigente y tu caso concreto antes de decidir.

Si necesitas el procedimiento y los plazos de la anulación en línea, están en la guía de anulación.

Diferencia entre anular una factura y emitir una nota de crédito

Anulación en línea

• Es una solicitud en el portal del SRI (o en el Facturador SRI, si la emisión fue allí) para cambiar el estado del comprobante autorizado a anulado.
• Actúa sobre el mismo documento ya autorizado.
• Suele usarse dentro del plazo de anulación en línea, para errores u operaciones no realizadas.

Nota de crédito

• Es un nuevo comprobante electrónico complementario.
• Documenta el ajuste o la anulación de la operación respecto al comprobante de venta referido.
• Debe consignar la relación con ese comprobante (denominación, serie y número / campos electrónicos equivalentes).
• Aplica en los casos del Reglamento y también cuando ya no procede la anulación en línea de un comprobante de venta (según la resolución vigente).

Detalle operativo de la anulación: cómo anular una factura electrónica en el SRI.

Cuándo corresponde emitir una nota de crédito

Escenarios alineados con la norma (sin afirmar que “siempre” aplica a tu caso):

• Devolución total o parcial de mercadería.
• Descuento o bonificación posterior a la factura.
• Anular o ajustar una operación documentada en un comprobante de venta, cuando ese sea el medio correcto.
• Cuando ya venció el plazo de anulación en línea de un comprobante de venta electrónico y la resolución indica usar nota de crédito, dentro del plazo de 12 meses explicado más arriba.

Restricciones relevantes (resoluciones 2025):

• Facturas con leyenda “consumidor final” transmitidas al SRI: no procede anulación ni nota de crédito (según la vigencia de esas normas).
• Facturas comerciales negociables que en efecto hayan sido negociadas: no pueden modificarse con notas de crédito (Reglamento).
• Comprobantes que sustenten devolución de impuestos: no procede anulación ni nota de crédito (resolución de anulación).

Qué debe relacionar con la factura original

El Reglamento exige que la nota de crédito consigne la denominación, serie y número del (de los) comprobante(s) de venta a los que se refiere.

En el esquema electrónico, la ficha técnica del SRI exige, entre otros datos del comprador/documento modificado, campos específicos para notas de crédito y débito, por ejemplo:

• denominación del comprobante de venta que se modifica, y
• número del comprobante de venta que se modifica.

En la práctica, tu sistema o el Facturador SRI pedirán identificar el documento de sustento (físico o electrónico) antes de completar motivo e ítems.

Cómo emitir una nota de crédito electrónica

Concepto general (cualquier software autorizado)

1. Identifica el comprobante de venta que vas a afectar.
2. Determina el motivo (anulación de operación, devolución, descuento/bonificación) y el alcance (total o parcial).
3. Genera la nota de crédito electrónica con los datos del adquirente y la referencia al comprobante modificado.
4. Firma electrónicamente y transmite al SRI para autorización.
5. Entrega/notifica el comprobante al receptor según las reglas de entrega de comprobantes electrónicos.

Puedes usar software propio, un facturador comercial o las herramientas gratuitas del SRI.

Ejemplo en el Facturador SRI (no es el único método)

El manual de usuario del Facturador SRI describe, en esencia:

1. Menú Emisión → Nota de crédito.
2. Seleccionar establecimiento y punto de emisión.
3. Completar datos del adquirente.
4. Ingresar/validar el comprobante de sustento (para electrónicos, validación del documento).
5. Ingresar el motivo.
6. Cargar productos/servicios del documento de sustento.
7. Generar, firmar y enviar (o guardar temporalmente sin firmar, según la opción del aplicativo).

El detalle de pantallas puede cambiar; prioriza el manual oficial vigente del Facturador SRI.

Si usas DeLey, la plataforma contempla notas de crédito como comprobante emitible junto con facturas; el cumplimiento normativo (plazos, referencias, restricciones) sigue siendo responsabilidad del contribuyente. Más sobre el producto: sistema de facturación electrónica.

¿Una nota de crédito “anula” una factura?

Depende del sentido de la pregunta:

• En el sentido del Reglamento: sí, la nota de crédito es el documento previsto para anular operaciones (también devoluciones y descuentos), vinculada al comprobante de venta.
• En el sentido del portal “Anulación” del SRI: no es lo mismo. La anulación en línea cambia el estado del comprobante autorizado; la nota de crédito es un nuevo comprobante que documenta el efecto sobre la operación.

Una nota de crédito no “borra” la factura del historial: la factura y la nota conviven como documentos relacionados. El efecto tributario depende del caso (total/parcial) y de cómo las partes registran la operación.

Ejemplos ilustrativos

Ejemplo 1 — Devolución parcial
Emitiste una factura por varios ítems. El cliente devuelve uno. Emite una nota de crédito por el valor de ese ítem, referenciando la factura original. (Ejemplo educativo; valida impuestos y detalle con tu caso.)

Ejemplo 2 — Fuera del plazo de anulación en línea
Emitiste una factura electrónica con error y ya no estás dentro del plazo de anulación en línea. Si la norma permite afectar ese comprobante de venta con nota de crédito y no aplica una prohibición (p. ej. consumidor final), evalúas emitir la nota de crédito dentro del plazo de 12 meses.

Errores comunes

• Confundir anulación en línea con nota de crédito.
• Emitir la nota sin referenciar correctamente el comprobante de venta (denominación, serie y número / campos electrónicos equivalentes).
• Usar nota de crédito en casos prohibidos (consumidor final transmitida, factura comercial negociable negociada, documentos de devolución de impuestos, según la norma).
• Creer que la nota de crédito “elimina” la factura del sistema del SRI.
• Aplicar el plazo de anulación en línea como si fuera el plazo de la nota de crédito (son reglas distintas).

Para el mapa de documentos: tipos de comprobantes electrónicos.